入社日や姓名、基本給など、役員や従業員の情報を入力し「従業員」として登録します。

下記のような従業員に関する書類を準備しておくと、設定がスムーズです。

❶ 従業員を追加する前に、事前に以下の設定を済ませておきます。

 1. 給与規定を設定する

 2. 勤務・賃金を設定する

❷ （時給の従業員がいて、対応プランかつ曜日・時間帯別に時給を設定したい場合）
     以下の設定も事前に済ませておきます。
     •  対応プラン
             º  スターター・スタンダード・アドバンス

     •  設定
             º  曜日・時間帯別に時給を設定する
                  º 下記の目次の内容を参照して設定します。
                          º 曜日・時間帯別に時給を設定するケース
                          º 時給の時間帯設定を行う

従業員の追加には、2種類の方法があります。

このガイドでは、「画面に沿って従業員を1名ずつ追加する」方法をご案内します。

初めて追加するかどうか等で操作が異なります。

初めて作成する際は、下記の方法で画面を開きます。

• 従業員の追加時
該当の画面が表示されない場合は、下記の方法で画面を開きます。

• 追加時で該当の画面が表示されない場合

»従業員の追加時

❶ 「freee人事労務へようこそ！まずは3つの設定をしましょう」の「3. 従業員登録」画面で、従業員の登録］ボタンをクリックします。

❷ 従業員の追加ページを開けました。

❸ 次は、Step1. 本人情報を設定する へ進みます。

☑

»追加時で該当の画面が表示されない場合

❶ ［従業員］メニュー→［従業員情報］を開きます。

❷ ［＋従業員を追加］をクリックします。

❸ 従業員の追加ページを開けました。

❹ 次は、Step1. 本人情報を設定する へ進みます。

☑

❶ Step0. 従業員の追加画面を開く で画面を開いたら、本人情報を設定していきます。

❷ 入社日を選択します。

入社日で迷いやすいケースに対する入力例

• 新設法人で設立日時点で就任した取締役の場合
   → 入社日は【設立日】
• 設立以降に就任した取締役の場合
   → 入社日は【役員の就任日】

入力する理由は？
月単位で従業員データを持つため、入社月以降の期間に従業員データができます。データのある月に、勤怠管理や給与計算を行えます。

また一部のプランでは、次の設定にも反映されます。
• スターター・スタンダード・アドバンスプラン
   → 社会保険・雇用保険の加入手続き書類に反映されます。
• スタンダード・アドバンス・勤怠管理プラン
   → 有給休暇の自動付与に反映されます。

❸ freeeでの給与計算を選択します。

freeeで勤怠管理または給与計算を行う場合、✔の入った状態にします。
freeeで勤怠管理・給与計算を行わないが管理だけしたい場合は、✔を外します。
例：業務委託者や派遣社員のデータも一緒に管理したい等

❹ （③freeeでの給与計算 で✔を入れた場合のみ）
      締め日支払い日を選択します。

入力する理由は？
労働時間の集計や給与計算の期間として必須の情報です。

❺ 姓名・姓名（カタカナ）を入力します。

入力する理由は？
姓名・姓名（カタカナ）は、以下に反映されます。

• 社会保険や雇用保険、年末調整書類などの各種手続き書類
• 法定三帳簿（賃金台帳・労働者名簿・出勤簿）　など
       º  従業員を雇う事業所で作成・保管の義務があります。
       º  役員のみの事業所でも、社会保険手続きの関係で賃金台帳の作成・保存は必要となります。

❻ freee人事労務上の表示名を入力します。
     本名とは別で仕事上で利用している名前がある場合は入力します。

入力する理由は？

• 入力すると、たとえば仕事では旧姓で働いている場合、勤怠申請などにおいて
  申請者・承認者双方でfreee人事労務上の表示名を表示できます。

• 勤怠申請を使わない場合でも、表示名で検索できるため効率的に管理できます。

❼ 従業員番号 は空欄でも問題ありません。
　  必須で設定するケース
　  従業員追加後に、CSVファイルをインポートして従業員情報を一括で更新したい場合、
　  従業員番号の設定が必要です。

入力例
正社員はA-001、契約社員はB-001、アルバイトはC-001 等。

入力する理由は？

• 同姓同名の従業員がいる場合など、判別しやすいよう管理できます。
• 従業員一覧画面で従業員番号の昇順・降順で並び替えでき、効率的に管理できます。
• 前述のとおり、CSVファイルを使った従業員情報の一括更新時にも使用します。

❽ 生年月日を入力します。

入力する理由は？
生年月日をもとに介護保険料が自動計算されます。

❾ Step1. 本人情報を設定する を入力できました！

❿ 次は、従業員の状況に合ったステップへ進みます。
次のステップ
• freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔の有る場合
       º  Step2. 給与情報を設定する へ進みます。
• freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔のない場合
       º  Step4. 入社手続き・招待を設定する へ進みます。

☑

 ❶ 従業員の追加画面で少しスクロールして、「給与情報」セクションへ移動します。

❷ 勤務・賃金設定を選択します。
　  作成した勤務・賃金設定から、従業員に適用するものを選択します。

❸ 給与形態を月給・時給・日給から選択します。

❹ 基本給を設定します。
　  以下は、月額・時給・日給別の入力ポイントです。

❺ Step2. 給与情報を設定する を入力できました！

❻ 次は、Step3. 人事情報を設定する へ進みます。

☑
 
 

※設定は任意です。未設定でも追加できます。

設定対象

• すべての役員・従業員

❶ 従業員の追加画面で少しスクロールして、「人事情報」セクションへ移動します。

❷ 所属を設定します。
    「適用する」のチェックボックスをクリックして項目を入力します。
      部門・役職の設定ページの内容が選択肢に表示されます。

❸ 職種を設定します。
      職種の設定ページの内容が選択肢に表示されます。

❹ 等級制度を設定します。
      等級制度の設定ページの内容が選択肢に表示されます。

☑

次は、Step4. 招待を行う へ進みます。

※freeeでの給与計算項目で「給与計算を行う」に✔を入れていない場合、「招待」セクションと表示されます。
 

 ❶ 従業員の追加画面で少しスクロールして、「招待」セクションへ移動します。

❷ （スターター・スタンダード・アドバンスプランの場合のみ）
      本人を招待し詳細を入力してもらうか を設定します。
      この設定の時点では✔は外しておくのがおすすめです。

設定するとfreee上でどうなる？

✔を入れると従業員を招待でき、自身の情報の入力や給与情報の閲覧、勤怠の入力・打刻ができるようになります。
※招待された従業員は、他の従業員の情報は閲覧できません。

この時点で✔を入れなくても、後から招待することは可能です。

✔を外した方がよいケース

• 従業員への説明がこれからの場合
       º  とくに従来他システムで勤怠管理や給与計算を行っていた場合、勤怠管理や給与計算が問題なく回ることを確認したり、従業員へ説明したりしてから招待するとスムーズです。

• ログインに使用する情報をメールアドレスではなくログインIDとする場合

❸ （③で✔を入れた場合のみ）
       メールアドレス に招待する従業員のメールアドレスを入力します。
       入力すると、従業員登録の完了時に従業員へ招待メールが送信されます。

❹ tep4. 招待を行う ことができました！

次は、Step5. 入社手続き依頼を行う へ進みます。

☑

❶ 従業員の追加画面でスクロールして、「入社手続き依頼」セクションへ移動します。

❷ （freeeでの給与計算で「給与計算を行う」に✔の有る場合のみ）
       freeeで入社手続きを行うか を設定します。

       入社時に社会保険・雇用保険の資格取得届などを作成したい場合、従業員に入社手続き依頼するに「依頼する」✔を入れたままにします。
       特に作成しない場合は、✔を外します。

❸ （②で✔を入れた場合のみ）
       Step.4でメールアドレスを入力した場合、従業員登録の完了時に従業員へ入社手続き依頼メールが送信されます。

       Step.4でメールアドレスを入力していない場合（メールアドレスではなくログインIDでのログインをしてもらいたい場合など）は、メールアドレスを入力せずとも入社手続き依頼状態となります。

       上記状態で従業員にログインIDと仮パスワードをお渡しいただくことで、入社手続き依頼を行っていただくことが可能です。

❹ 入社手続依頼の詳細を入力します。
      入社フォームテンプレート、期限、案内文の入力ができます。

❺ Step5. 入社手続き依頼を入力できました！

❻ 画面左下の［従業員を追加］をクリックします。

 
❼ ［従業員を追加］クリック後、「従業員詳細」画面が表示されたら従業員の追加は完了です。

☑

従業員の設定は大きく

【従業員の追加】→【従業員情報の更新】

の2段階で設定します。

本ページ「[Part1] 2-B-3. 従業員を追加する」では、1段階目の【従業員の追加】に対応します。

後の「[Part3] 従業員情報を設定・更新する」では、2段階目の【従業員情報の更新】に対応します。

なお、本ページでは勤務・賃金の2段階目【勤務・賃金の従業員への紐づけ】に対応します。