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Qメールアドレス検証機能とは何ですか？

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管理者や従業員の登録メールアドレスに間違いがなく、本システムからの通知メールを正常に受信できるかをお客様に検証していただく機能です。
申請承認機能やアラート通知機能、エラー通知など、メール通知機能をご利用のお客様は、以下の手順でメールアドレスの検証を行ってください。

本機能の背景

本システムの利用者増加に伴い、通知メールが宛先不明となり不達になるケースも増加しています。主な原因はメールアドレスの誤登録です。

宛先不明のまま送信を続けると、本システムからの通知メールが迷惑メールと判断される恐れがあります。その場合、本システムからの通知メールがブラックリストに登録され、お客様に送信できなくなります。この状況の回避策として、お客様に登録メールアドレスの検証を行っていただくことになりました。

本機能の対象

対象となる通知メール

「KING OF TIME勤怠」から配信される、以下の通知メールが対象です。

申請承認メール送信機能による通知
打刻忘れ通知
未申請残業通知
アラート通知
休暇失効通知
エラー通勤通知
締め処理通知
年5日有給取得義務通知
※上記以外のメール（MyレコーダーURL送信メール、タイムカードURL送信メール、パスワードリセットメールなど）は、本機能の対象外です。

 

対象となる管理者・従業員

admin全権管理者以外の全権管理者、一般管理者、従業員

※管理者アカウントと従業員アカウントなど、複数のアカウントに同一メールアドレスを登録している場合、それぞれでメールアドレス検証が必要です。
 

検証メールの送信方法

検証メールの送信方法は、自動送信と手動送信の2つがあります。


自動送信が行われるタイミング

2022年11月14日以降にアカウント発行をした場合と、一度手動で検証メールを送信して有効化済みの場合は、以下のタイミングで検証メールが自動送信されます。
 

自動送信タイミング
送信先メールアドレス
メールアドレスの新規登録時 新規登録メールアドレス
メールアドレスの変更時 変更後のメールアドレス
有効化の期限の1週間前 登録メールアドレス

 

従業員データを新規登録・変更する際に検証メールを自動送信したくない場合
手入力ではなく、従業員データをCSVインポートします。
その際、CSVファイルで「検証メールの即時送信」という項目に「0」を設定します。操作の詳細はこちらをご参照ください。


手動送信が必要な場合

【必須】2022年11月13日時点でアラート通知、申請承認機能などのメール通知機能をご利用中の場合
同年12月中旬までに検証メールの手動送信が必要です。詳細はこちらをご参照ください。


上記に当てはまらない場合、または上記に当てはまるが必要な処理が完了していて検証メールが自動送信されている場合も、以下の場合には手動での再送信が必要です。
・対象者が検証メールを送信日から7日以内に処理しなかった場合
・対象者の処理が遅れ、メールアドレスの有効期限が切れた場合
※手動送信時に上記の状況になった場合も、同様に手動で再送信してください。

手動送信の操作の詳細は「1. 手動送信」をご確認ください。

メールアドレス検証の流れ

「手動送信が必要な場合」を想定して解説します。自動送信時は、「2. メールアドレスの有効化」のみご対応ください。

 

1.手動送信

※管理者アカウントに対して送信する場合は、全権管理者のみ操作可能です。従業員アカウントに対して送信する場合は、全権管理者または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」以上の一般管理者だけが操作可能です。

1. 以下の画面で［メールアドレス検証］をクリックします。
・設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定
・設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定

 

2.対象者を選択し、［メール送信］をクリックします。
※「メールアドレス検証」欄が「済」になっている対象者にもメール送信したい場合は下図のように「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信します」にチェックを入れます。

 

3.検証メールが問題なく送信された場合は、送信された対象者のリストが表示されます。

 

対象者がメールアドレスを有効化すると、以下のように「メールアドレス検証」の項目が「済」表示になり、1年間の有効期限が表示されます。

 

2.メールアドレスの有効化

 


1. 対象者は受信した検証メールを開き、本文内にあるメールアドレス有効化のためのURLをクリックします。
※確認用URLの有効期限は7日間です。有効期限を超過した場合は、担当者に検証メールの再送信を依頼してください。

 

 

 

2.以下の画面が出れば検証は完了です。メールアドレスが有効化されます。

ご注意：有効期限が切れた場合

メールアドレスの有効化をせずに「メールアドレス検証有効期限」を過ぎると、下図のように「メールアドレス検証」欄の背景が赤くなり、「未」と表示されます。この表示になったメールアドレスには、アラート通知や申請承認などのメール通知が一切送信されなくなります。

※有効期限が過ぎた場合も対象メールアドレスへの検証メールの手動送信と有効化を行えば復旧可能ですので、お早めにご対応ください。

補足：画面上のガイド表示について

「ご注意」に記載の通り、メールアドレスの有効化をしなかった場合はアラート通知や申請承認などのメール通知が一切送信されなくなります。お客様に漏れなくメールアドレスを有効化いただきたいため、現在、以下のガイドを強制表示しています。

 

このガイドは、「メールアドレス検証」欄がすべて「済」となった場合のみ非表示になります。次のような操作をしても非表示にはなりません。
・ガイド上の「ガイドを停止」をクリックする：ガイドは一時的に停止しますが、ただちに再度再生されます。
・「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信する」にチェックを入れる：ガイドは一時的に停止しますが、「メールアドレス検証」画面を再度開いた際に、再度再生されます。
 

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